INLEIDING
Dit reglement is een uitwerking, en daarmee onlosmakelijk deel, van artikel 10 van de Oprichtingsakte van de “Stichting Golfbaan De Vlietlanden”.
Waar in dit reglement, alsmede in alle hieruit voortvloeiende documenten wordt gesproken over bestuur(sleden) wordt bedoelt het (de) bestuur(sleden) van de golfclub, en niet (de leden van) het bestuur van de Stichting.
Om het spelen op de Golfbaan De Vlietlanden voor de leden aantrekkelijk te maken en te houden heeft het bestuur van de Stichting Golfbaan de Vlietlanden besloten een Bestuur Golfclub aan te stellen.
BESTUUR Golfclub
Artikel 1 Bestuur
Het bestuur treedt op in opdracht van of namens de Club en de Stichting “Golfbaan De Vlietlanden”.
Artikel 2 Benoemingen
Het bestuur bestaat minimaal uit:
- de Voorzitter,
- de Secretaris,
- de Penningmeester.
Deze bestuursleden worden benoemd door de Stichting Golfbaan De Vlietlanden en vormen het Dagelijks Bestuur. In het kader van functiescheiding kan een persoon slecht één functie vervullen.
Overige bestuursleden worden door deze drie bestuursleden aangezocht nadat zij hiervoor goedkeuring van het stichtingsbestuur hebben gekregen. Bij instemming van de kandidaat wordt deze geacht te zijn benoemd. Bestuursleden maken geen deel uit van de Stichting, noch zijn zij op enigerlei wijze in dienst van deze Stichting. Bestuursleden dienen lid te zijn van Golfbaan De Vlietlanden, op deze baan de golfsport te beoefenen en hebben Golfbaan De Vlietlanden als homecourse. Leden die zitting nemen in het bestuur, mogen geen bestuursfunctie bekleden bij een andere aan de golfsport verbonden organisatie. Overkoepelende organen als de NGF uitgezonderd.
Artikel 3 Bevoegdheid
Het bestuur is beperkt bevoegd. Het stichtingsbestuur van Stichting Golfbaan De Vlietlanden heeft ten alle tijden het recht om door het bestuur genomen besluiten terug te draaien en/of aan te passen.
Artikel 4 Financiën
Het bestuur beschikt slechts over financiën gegenereerd door activiteiten rond en op de golfbaan, zoals:
- Bijdrage van de leden
- Advertenties in de clubkrant en/of jaarboek.
- Inschrijfgeld wedstrijden.
- Examengelden.
Het bestuur beschikt nimmer over lidmaatschaps- en/of speelrechtgelden.
Artikel 5 Invulling
- De voorzitter (of diens plaatsvervanger) heeft de leiding van alle bestuursvergaderingen welke minimaal eens per twee maanden plaats vinden. Hij heeft ten alle tijden het recht op inzage in de stukken die berusten bij de overige bestuursleden.
- De Voorzitter brengt op de jaarvergadering verslag uit van het afgelopen jaar, waarin opgenomen de gegevens van de verslagen van de overige commissies.
- De voorzitter beheert de eventueel behaalde eretekenen.
- De secretaris maakt notulen van alle bestuursvergaderingen en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat deze notulen op de eerstvolgende vergadering, na te zijn goedgekeurd en aangenomen, door hem/haar zelf en de voorzitter worden ondertekend. De secretaris houdt een archief bij van alle gemaakte en getekende notulen.
- De secretaris stuurt het concept van de notulen een week na de vergadering aan alle bestuursleden toe.
- De secretaris zendt alle commissieleden een besluiten- en/of takenlijst toe. Voor vragen daarover dienen de commissieleden zich te wenden tot hun commissievoorzitter.
- De secretaris onderhoudt de contacten met externe instanties.
- De secretaris zendt uitnodigingen voor NGF cursussen direct door naar de betreffende commissievoorzitter. Deze kan direct actie ondernemen en hoeft hiervoor niet een volgende bestuursvergadering af te wachten.
- De secretaris heeft inzage in het ledenbestand.
- De penningmeester houdt een kas- en/of bankboek bij waaruit op elk moment van de dag de stand van zaken kan worden afgelezen.
- Niet in dit reglement toegewezen taken worden in onderling overleg tussen de bestuursleden verdeeld
Artikel 6 Verantwoording
Het bestuur is verantwoording schuldig aan de leden en de Stichting middels een één maal per jaar te houden jaarvergadering. De jaarvergadering dient binnen 6 maanden na het boekjaar te
worden gehouden. In deze jaarvergadering geeft elke commissie een evaluatie over het afgelopen jaar. Ook schetst iedere commissie een beeld voor het komende jaar. De penningmeester doet verslag van de financiën en onderbouwt zijn verslag middels een goedkeuring blijkens het verslag van de kascontrolecommissie. Tevens zal de penningmeester een begroting voor het komende jaar presenteren.
Indien het bestuur/de Stichting verzuimt een jaarvergadering uit te schrijven zijn de leden bevoegd deze ledenvergadering uit te schrijven en de agenda te bepalen.
Artikel 7 Kascontrole
De Commissie belast met de kascontrole zal eens per 12 maanden de boeken controleren van de penningmeester. Als de boeken over het afgelopen boekjaar (1 januari tot en met 31 december) door de kascommissie zijn gecontroleerd, doet zij hierover verslag in de Algemene Ledenvergadering.
Aansluitend zal de voorzitter de leden vragen het bestuur te dechargeren over het in het afgelopen jaar gevoerde beleid.
Artikel 8 Vergaderingen
In de eerste bestuursvergadering van enig jaar wordt een vergaderschema voor het lopende jaar vastgesteld. Bestuursvergaderingen worden, niet korter dan een week voor de betreffende datum, door de secretaris of een ander bestuurslid bijeen geroepen onder vermelding van een agenda.
Artikel 9 Stemrecht
Ieder bestuurslid heeft recht op één stem.
Artikel 10 Stemmingen
Indien en voor zo ver noodzakelijk worden stemmingen over goederen mondeling en stemmingen over personen schriftelijk gedaan.
Wanneer de stemmen staken wordt het betreffende voorstel doorgeschoven naar de volgende bestuursvergadering.
Artikel 11 Vergoedingen
Bestuurders en commissieleden hebben recht op een vergoeding welke is beperkt tot rechtstreeks gemaakte kosten in het kader van de functie. Overigens dienen deze uitgaven vooraf door de penningmeester te zijn goedgekeurd. Onkosten worden uitsluitend vergoed na overlegging van de originele bonnen.
Voor deelname aan cursussen of vergaderingen elders in het land kan, in overleg met de Penningmeester, een reiskostenvergoeding worden gedeclareerd. Cursusgelden worden, na goedkeuring van de penningmeester, altijd betaald door de golfclub.
Indien een persoon een cursus heeft gevolgd op kosten van de Club, en zij/hij binnen een jaar na het afronden van deze cursus het lidmaatschap beëindigt, kan de Club (een deel van) de kosten terugvorderen.
COMMISSIES
Artikel 12 Commissies
- Het bestuur dient in ieder geval een kascommissie in te stellen.
- Het bestuur kan in overleg met Stichting Golfbaan De Vlietlanden commissies instellen.
Thans zijn ingesteld de volgende commissies:
-
- Commissie Jeugd
- Commissie P & R
- Commissie Regel & Handicap zaken
- Commissie Wedstrijden
- In het kader van een functiescheiding kan een commissie lid slecht lid van één commissie zijn.
- De taken en verantwoordelijkheden van de commissies worden niet in het
Huishoudelijk Reglement, maar in afzonderlijke documenten beschreven.
Afhankelijk van de situatie kan het bestuur commissies opheffen en/of nieuwe instellen.
LEDEN
Artikel 13 Leden
Waar in alle stukken wordt gesproken van lidmaatschap wordt mede bedoeld iedereen die een speelrecht heeft afgenomen van de Stichting Golfbaan De Vlietlanden.
- Het lidmaatschap wordt aangegaan voor minimaal één jaar en wordt aangevraagd middels een door de Stichting beschikbaar gesteld inschrijfformulier.
- Om als lid te worden aangenomen dient minstens aan de voorwaarden te zijn voldaan zoals deze door de directie van de baan zijn gesteld.
- Leden die op 1 januari van het jaar nog niet de leeftijd van 18 jaar hebben, dienen toestemming van een van de ouders middels een getekende verklaring te kunnen aantonen.
Artikel 14 Soort leden
Stichting Golfbaan De Vlietlanden welke categorie leden er zijn.
Artikel 15 Lidmaatschap
- Leden van Golfbaan De Vlietlanden betalen jaarlijks een lidmaatschapsgeld c.q. speelrecht, waarvan de hoogte wordt vastgesteld door het bestuur van de Stichting.
- Buitengewone leden worden benoemd door het Stichtingsbestuur. Zij betalen geen lidmaatschapsgelden, maar verrichten minimaal een evenredig deel aan uren werkzaamheden voor Stichting Golfbaan De Vlietlanden.
- Ereleden worden benoemd door het Stichtingsbestuur. Dit zijn leden die zich in het verleden in sterke mate verdienstelijk hebben gemaakt voor
Golfbaan De Vlietlanden in zijn algemeen. Het Stichtingsbestuur kan voor de ereleden de hoogte van het te betalen lidmaatschapsgeld aanpassen.
Artikel 16 Stemrecht
Stemrecht hebben ereleden en leden die op 1 januari van dat jaar de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Buitengewone leden hebben geen stemrecht, tenzij ze deel uitmaken van een commissie of een bestuursfunctie bekleden.
Artikel 17 Weigeren van leden
De Stichting kan leden weigeren, bijvoorbeeld als een eventueel vastgesteld maximum aantal leden is bereikt.
OVERIG
Artikel 18 Openbaarheid
De besluitenlijst, alsmede de takenlijst zijn openbaar. De notulen van de bestuursvergadering zijn alleen bestemd voor bestuursleden en niet openbaar voor anderen.
Wanneer bestuursbesluiten en/of de wijze waarop deze tot stand zijn gekomen, zonder toestemming buiten de vergadering met derden besproken worden, kan dit voor het betreffende bestuurs- of commissielid gevolgen hebben voor het voortzetten van zijn/haar functie.
Artikel 19 Representatie
Bestuurs- en Commissieleden hebben een representatieve functie voor de golfbaan. Van hen wordt verwacht, dat zij zich mede als voorbeeld voor andere spelers, houden aan de normale regels ten aanzien van golfkleding en golfregels.
Artikel 20 Contributie
Bestuurders en commissieleden die actief zijn voor de golfclub kunnen een korting krijgen op hun lidmaatschapsgeld c.q. speelrecht in het jaar volgend op hun benoeming. De hoogte van deze korting wordt bepaald door de bestuurder van Stichting Golfbaan De Vlietlanden. Deze korting wordt geacht eventueel gemaakte kosten op en rond de baan te dekken.
Artikel 21 Informatiebord
De informatieborden vallen onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur.
Artikel 22 Baan
Op- en/of aanmerkingen over de baan worden door iedereen gemaakt aan de directie. Niemand gaat rechtstreeks naar de greenkeepers. Een compliment mag te allen tijde rechtstreeks gegeven worden.
Artikel 23 E-mailadres
Elk bestuurs- en commissielid krijgt een email adres (….@golfbaandevlietlanden.nl).
Dit adres is alleen geschikt berichten mee te ontvangen. De inkomende mail wordt automatisch doorgestuurd naar het privé email adres van de betreffende persoon.
Artikel 24 Email gebruik
Van alle Bestuurs- en Commissieleden wordt verwacht dat zij zich zullen houden aan de richtlijnen voor gebruik van de website en e-mail, zoals goedgekeurd door het bestuur.
Artikel 25 Overige
In die gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het Stichtingsbestuur of diens gemachtigde na overleg met het bestuur.
Vastgesteld in de vergadering Algemeen Bestuur d.d. ……………………..